Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les catégories de renseignements personnels suivantes, principalement soumises par nos Clients dans le dossier d'un réclamant :

• Renseignements d'identité : nom du réclamant, date de naissance, sexe, code postal et, lorsque fournis, courriel et numéro de téléphone.
• Renseignements liés à la réclamation et à la santé : date de début de l'invalidité, date de soumission de la réclamation, date de retour au travail prévue, type d'évaluation ou d'intervention demandée, codes de diagnostic CIM-10, profession du réclamant (code CNP) et, lorsqu'une ordonnance médicale ou un rapport de clinique est téléversé, le document lui-même.
• Métadonnées de confirmation de rendez-vous et de sécurité : si le réclamant a confirmé ou refusé une heure de rendez-vous proposée, horodatage, adresse IP et type d'appareil utilisés, et méthode de communication.
• Données de modélisation financière : montants de prestations et chiffres de retour sur investissement que nous calculons pour les rapports internes d'un Client.
• Renseignements de compte pour le personnel du Client qui utilise notre tableau de bord : nom, courriel professionnel, rôle et organisation.
• Renseignements techniques : les témoins décrits à la section 8, ainsi que les métadonnées standards de requêtes Web (adresse IP, type de navigateur) journalisées à des fins de sécurité.

2. Comment nous recueillons les renseignements

• De nos Clients, qui nous soumettent les renseignements de réclamation afin de demander, au nom d'un réclamant, une imagerie diagnostique privée, une évaluation par un spécialiste, une coordination chirurgicale ou de la réadaptation plus rapides.
• Directement des réclamants, lorsqu'ils répondent à une demande de confirmation de rendez-vous (section 4) ou à une communication de prise de rendez-vous en clinique.
• Automatiquement, par le biais de témoins et d'analyses Web de base lorsqu'une personne visite www.1inq.ca ou utilise notre tableau de bord (section 8).

3. Comment nous utilisons les renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour : identifier la clinique privée ou le spécialiste approprié le plus rapide pour l'évaluation d'un réclamant; confirmer le rendez-vous précis avec le réclamant avant qu'il ne soit finalisé; réserver et coordonner le rendez-vous; calculer et communiquer au Client référent le rendement financier de cette démarche; exploiter, sécuriser et améliorer la plateforme; et communiquer avec les réclamants et le personnel du Client au sujet d'une réclamation précise. Nous n'utilisons pas les renseignements des réclamants à des fins publicitaires, et nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels à qui que ce soit.

4. Fondement juridique et confirmation de rendez-vous

Nous exerçons nos activités conformément à la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, pour les réclamants du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« Loi 25 »). Notre Client est responsable d'avoir un fondement juridique pour nous référer une réclamation, y compris le consentement du réclamant à être référé pour des soins — ce consentement est obtenu par le Client en vertu de la propre police d'assurance invalidité du réclamant et de son processus de gestion de réclamations, avant que la réclamation ne nous parvienne.

Par ailleurs, une fois qu'un Client choisit une clinique et une heure de rendez-vous précises sur notre plateforme, nous envoyons automatiquement au réclamant un bref message nommant cette clinique, cette date et cette heure, et lui demandant de confirmer que cela lui convient toujours avant que le rendez-vous ne soit finalisé. Il ne s'agit pas d'une demande de consentement à être référé pour des soins — cette décision, et le consentement qui la sous-tend, appartiennent au Client et à la police du réclamant. C'est une vérification plus étroite portant sur une date, une heure et un lieu précis. Si un réclamant indique que l'heure ne convient pas, nous ne réservons pas le rendez-vous, et le Client en est avisé afin qu'une nouvelle heure puisse être trouvée. Cette confirmation est communiquée au moyen d'un lien unique à usage unique, non lié à un compte ou à un mot de passe, qui expire après 14 jours.

5. Avec qui nous partageons les renseignements

• La clinique ou le fournisseur réservé pour un rendez-vous — une fois le rendez-vous confirmé — reçoit les coordonnées du réclamant et les détails du rendez-vous. Nous ne partageons pas les montants exacts des prestations, les chiffres de rendement, ni le dossier complet de réclamation du réclamant avec la clinique.
• Le Client référent voit les renseignements sur sa propre réclamation, comme c'est déjà le cas lorsque son personnel gère cette réclamation.
• Un petit nombre de fournisseurs de services traitent des renseignements en notre nom afin que nous puissions exploiter la plateforme (nos sous-traitants, énumérés à la section 7). Ils sont tenus par contrat de n'utiliser les renseignements que pour nous fournir leur service.
• Nous pouvons divulguer des renseignements lorsque la loi l'exige, par exemple en réponse à une ordonnance judiciaire valide.

Nous ne vendons, ne louons et ne partageons pas de renseignements personnels avec des courtiers en données ou à des fins de publicité intercontextuelle.

6. Sous-traitants

• Supabase — notre fournisseur de base de données, d'authentification et de stockage sécurisé de documents.
• Vercel — notre fournisseur d'hébergement, qui fournit également des analyses de site agrégées et respectueuses de la vie privée.
• Resend — notre fournisseur de courriels transactionnels, utilisé pour envoyer les courriels de compte, de réservation et de confirmation de rendez-vous aux réclamants.
• Google Maps Platform — reçoit le code postal d'un réclamant (jamais son adresse complète) pour estimer la distance en voiture jusqu'aux cliniques candidates.

Nous examinons les pratiques de confidentialité et de sécurité de chaque sous-traitant avant de travailler avec lui, et nous n'autorisons aucun d'entre eux à utiliser les renseignements des réclamants à ses propres fins.

7. Transferts internationaux de données

Nous hébergeons et traitons les données des réclamants au moyen d'une infrastructure basée au Canada dans la mesure du possible. Une exception : lorsque le personnel d'un Client recherche un code de diagnostic CIM-10 dans notre tableau de bord, le texte recherché est envoyé à une API de recherche publique gratuite exploitée par la Bibliothèque nationale de médecine des États-Unis afin de retourner les codes correspondants. Ce texte de recherche n'est pas conservé par nous et, à notre connaissance, n'est pas associé à un réclamant identifiable par cette API — il s'agit d'une consultation de dictionnaire de codes de diagnostic, non d'une exportation des données d'un dossier de réclamation.

8. Témoins (cookies)

Nous utilisons un petit nombre de témoins, dont aucun n'est utilisé à des fins publicitaires :

• NEXT_LOCALE — mémorise si vous naviguez en anglais ou en français. Valide 1 an.
• 2fa_verified — un témoin signé confirmant qu'un membre du personnel du Client a complété l'authentification à deux facteurs. Valide 12 heures.
• org_login_context — mémorise la page de connexion à l'image de quelle organisation un membre du personnel est arrivé, à des fins d'affichage seulement; il n'est pas utilisé pour accorder un accès. Effacé à la déconnexion.
• Témoin d'authentification Supabase — maintient une session active pour un membre du personnel connecté, défini et géré par notre fournisseur d'authentification.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur; cela pourrait toutefois nuire à votre capacité de rester connecté ou de conserver une préférence linguistique.

9. Durée de conservation des renseignements

Nous n'appliquons pas encore de durée de conservation fixe et automatisée aux dossiers de réclamation — il s'agit d'un aspect que nous continuons de développer activement. Actuellement, un dossier de réclamation est conservé aussi longtemps qu'il demeure ouvert ou utile aux rapports internes du Client. Une fois qu'un dossier atteint un statut fermé, un administrateur autorisé de 1inQ peut l'anonymiser manuellement : le nom du réclamant est remplacé par un espace réservé de caviardage, sa date de naissance, son courriel et son téléphone sont effacés, son code postal est réduit à ses trois premiers caractères (une technique standard de dépersonnalisation canadienne), et les métadonnées d'adresse IP et d'appareil liées à la confirmation de rendez-vous sont effacées. Les chiffres financiers et de résultats, ainsi que nos propres registres d'audit internes, sont conservés par la suite sous forme dépersonnalisée à des fins de rapport et d'audit. Vous pouvez nous demander, ou demander à votre assureur, d'anonymiser les renseignements identificatoires d'une réclamation précise en tout temps; voir la section 11.

10. Sécurité

Nous utilisons un chiffrement conforme aux normes de l'industrie en transit (TLS) et au repos, exigeons l'authentification à deux facteurs pour les comptes du personnel des Clients, restreignons l'accès aux renseignements personnels selon le rôle, tenons un registre d'audit interne des accès et modifications aux dossiers, et stockons les documents cliniques téléversés dans un espace de stockage privé à accès contrôlé plutôt que public. Aucun système n'est parfaitement sécurisé, mais nous concevons et révisons nos pratiques en tenant compte de ces données. La documentation de sécurité est disponible sur demande pour l'équipe de vérification des fournisseurs d'un Client.

11. Vos droits en matière de confidentialité

Si vous êtes un réclamant, vous avez le droit de nous demander, ou de demander à votre assureur, quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet, de corriger des renseignements inexacts, et de retirer votre consentement pour toute réservation future (cela n'annule pas une réservation déjà confirmée). Puisque nous traitons habituellement vos renseignements pour le compte de notre Client, la voie la plus rapide est généralement de contacter directement votre assureur ou TPA — mais vous êtes toujours le bienvenu de nous contacter à l'adresse courriel indiquée à la section 14, et nous vous aiderons directement ou vous dirigerons vers le bon contact chez le Client. Si vous êtes au Québec et croyez que nous n'avons pas respecté vos droits en vertu de la Loi 25, vous pouvez également contacter la Commission d'accès à l'information du Québec; ailleurs au Canada, vous pouvez contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

12. Confidentialité des enfants

1inQ est un outil d'affaires utilisé dans le cadre de réclamations d'assurance invalidité pour adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants, et notre service ne s'adresse pas à eux.

13. Modifications de cette Politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de temps à autre, par exemple lorsque nos pratiques ou la loi changent. Nous mettrons à jour la date en haut de cette page lorsque nous le ferons. Si une modification est importante, nous prendrons des mesures raisonnables pour en informer nos Clients.

14. Nous contacter

Les questions concernant cette Politique, ou vos renseignements personnels, peuvent être envoyées à mo@1inq.ca. Nous visons à répondre dans un délai d'un jour ouvrable.